Es común que, al consultar un panel o informe de Power BI, un usuario desee saber la fecha en la que se actualizaron los datos por última vez.

Probablemente sabrás que en un informe de Power BI Desktop publicado, puedes acceder al conjunto de datos del informe, hacer clic en los tres puntos y ver la fecha de la última actualización, pero el problema es que los usuarios del informe no suelen consultar esta opción y prefieren ver la fecha de actualización directamente en el informe. (Es más práctico)

A continuación, veremos varias formas de mostrar la fecha de actualización en Power BI, dependiendo de la situación con la que os encontréis:

Informe de Power BI con origen una Base de Datos

Si el origen de tus datos es un ERP, CRM u otro sistema de gestión empresarial similar, es común que las tablas de registros tengan un campo con la fecha de la última modificación del registro.

Si es así, solo deberás crear una medida que muestre la fecha más reciente de modificación:

Fecha de Refresco = MAX('Nombre Tabla'[ModifiedDate])

Al mostrar esta medida en tu panel, podrás ver la fecha de la última actualización de los datos recolectados.

Informe de Power BI con origen de datos en Excel, fichero plano o similar

En el caso de un origen de datos como Excel, un fichero plano o similar, donde no se tiene la capacidad de guardar la fecha de actualización, se puede utilizar un truco para mostrar la fecha de refresco.

Lo primero que debemos hacer es crear un nuevo origen del tipo «Consulta en Blanco».

En la pantalla de la consulta, introduce una consulta que te devuelva la fecha y hora actual:

= DateTime.LocalNow()

Como puedes ver en la imagen siguiente, la fórmula es muy sencilla y justo debajo de la fórmula verás el resultado: la fecha y hora actuales.

Tras configurar este nuevo origen de dato, dispondrás de una nueva tabla (‘ConsultaXX’ si no has cambiado el nombre de la tabla) con un sólo campo.

Simplemente arrastrando este campo a una visualización tipo “Tarjeta”, tendrás la fecha de refresco en tu informe.

Informe de Power BI con origen en Datawarehouse (DW)

Cuando el origen de los datos es una base de datos específica para análisis, como un Datawarehouse (DW), tenemos la autonomía y capacidad para guardar la fecha de refresco.

Lo más sencillo es que, en el proceso de traspaso de datos al DW (proceso ETL), incluyamos un paso para registrar la fecha actual en el momento de la actualización de los datos. Tenemos dos opciones:

• Guardar la fecha en una tabla específica del DW, donde se registren las actualizaciones de datos y sus fechas.
• Guardar la fecha en un campo de cada registro, de manera similar a la fecha de modificación del primer caso.

En ambas situaciones, podríamos utilizar la técnica del primer caso para obtener la fecha máxima de actualización en nuestro informe.

Ver la fecha de actualización de una visualización de un panel

En este caso, Power BI nos lo pone más fácil: podemos añadir la fecha de última actualización a las visualizaciones de los paneles de manera sencilla.

• Para ello, pulsaremos sobre los 3 puntos en la esquina superior derecha de la visualización y en la opción “Editar Detalles”.
• En la ventana lateral que aparece marcaremos la opción “Mostrar Hora de última Actualización”.
• Y de este modo la fecha y hora del último refresco aparecerá en la visual.