En este tutorial resolveremos una de las dudas más frecuentes que hay una vez empezamos a plantearnos posibles automatizaciones en nuestros informes y empresas: ¿Cómo puedo conectar los datos almacenados en una hoja de Google Sheets con mi informe de Power BI?

Es común que parte de los datos que necesitamos incluir en nuestro análisis no provengan de los sistemas de gestión de la empresa (ERP, CRM, Intranet, etc.). A menudo, cuando necesitamos almacenar datos adicionales, las hojas de Excel parecen una buena solución, pero al ser una fuente de datos local, nos vemos obligados a instalar un Power BI Gateway y a mantener encendido el equipo donde se encuentra el archivo.

Por lo tanto, una mejor opción sería almacenar esos datos en un archivo Excel en la nube. Existen muchas alternativas para subir este tipo de archivos a la nube, como Microsoft OneDrive, pero en esta ocasión utilizaremos Google Sheets, una herramienta incluida en el sistema de almacenamiento en la nube Google Drive. Si tienes una cuenta de correo de Gmail, esta opción estará disponible para ti.

Crear el fichero Google Sheet en el Drive

Una vez que tenemos nuestro documento en Google Sheets en Google Drive, el siguiente paso es publicar el archivo en la web para obtener una URL pública. Para ello, debes ir a Archivo > Publicar en la web.

En la ventana de publicación, debes cambiar la opción de Página web a Microsoft Excel y luego hacer clic en el botón Publicar. No olvides guardar el enlace del archivo publicado, ya que lo necesitaremos para la conexión con Power BI.

Si hemos configurado todo bien el link debería acabar en similar a: /pub?output=xlsx

Los datos que utilicemos en nuestros informes, no deberían ser datos críticos. Recuerda que al publicar el archivo en la web, cualquiera que tenga la URL del archivo podrá visualizarlos.

Conectar Google Sheets con Power BI Desktop

Si revisas los orígenes de datos disponibles en Power BI Desktop, notarás que Google Sheets no aparece como uno de los orígenes posibles. Por lo tanto, tendremos que usar un truco para acceder a los datos de nuestra hoja de cálculo.

El tipo de origen que debemos seleccionar es Origen web, y luego modificar el tipo de archivo para que Power BI lo interprete como un archivo de Excel.

Una vez realizado este paso, verás una tabla con las hojas del Excel en la columna Sheet y el texto «Table» en amarillo en la columna Data. Debes hacer clic en la palabra «Table» de la hoja que contiene los datos que deseas importar. (Esto considerando que no le hayamos puesto otros nombres a las hojas)

De este modo verás ya los datos de tu Google Sheet en Power BI.

Crea tu informe en Power BI

Conclusiones

Como podéis ver, es muy sencillo utilizar datos de Google Sheets en nuestros paneles si conocéis el «truco» para hacerlo. Además, es una forma muy cómoda de trabajar con datos adicionales para enriquecer nuestros paneles de Power BI. Sin embargo, recordad que cualquiera que tenga el enlace de nuestro Google Sheet publicado tendrá acceso a él.

Si utilizáis otros repositorios en la nube como OneDrive y queréis que haga un tutorial sobre ello, dejadnos un comentario en este post.