A menudo participo en proyectos de Business Intelligence (BI) en los que las empresas buscan compartir informes de Power BI dentro de su organización con empleados o personas externas que no cuentan con una licencia Pro.
Actualmente, el costo es de 9,40 € por usuario/mes, una tarifa muy competitiva considerando toda la potencia de análisis que Microsoft ofrece con Power BI. El coste anual de las licencias Pro para responsables y directivos representa una inversión mínima en comparación con los beneficios que se pueden obtener al realizar un buen análisis de los datos, lo que permite reducir costes y mejorar los márgenes operativos, con los informes posiblemente compartidos.
Este post tiene como objetivo aclarar las opciones disponibles para compartir informes de Power BI sin necesidad de una licencia Pro, destacando las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.
Tabla de contenido
Opciones para compartir sin licencia Pro
Publicar en web
Esta es la opción por defecto que Microsoft permite para compartir informes con usuarios que no tienen una licencia de uso. Para utilizarla, es necesario publicar el informe en una cuenta de powerbi.com. Una vez publicado, se debe acceder al informe en el servicio web, hacer clic en los tres puntos de la barra superior, y en el menú desplegable seleccionar Insertar > Publicar en la web (público).
Como se puede observar, esta opción incluye la palabra “Público” entre paréntesis, lo que indica que cualquiera que obtenga o reciba la URL del informe podrá acceder a él. Por esta razón, no se recomienda usar esta opción para datos sensibles o críticos de la empresa, ya que es un informe PUBLICO.
Esta opción está diseñada principalmente para organizaciones sin ánimo de lucro que desean compartir sus datos y los objetivos alcanzados en sus campañas sin necesidad de gastar dinero en licencias.
Además, esta opción también es útil para incrustar o embeber informes de Power BI en artículos de blogs, como este.
Espacio de Trabajo con Capacidad Premium
Power BI Premium es una opción de licenciamiento destinada a grandes empresas… muy grandes.
Si tu compañía cuenta con este tipo de licencia, estará pagando una cuota mensual de varios miles de euros. La licencia Premium ofrece un servidor dedicado de Power BI para tu organización, lo que significa que solo es necesario pagar licencias Pro para los creadores de informes, mientras que los usuarios que consultan los informes no necesitan licencia. Además, se incluyen funcionalidades adicionales como Auto Machine Learning, mayores capacidades de administración o cargas incrementales (aunque esta última característica también se está implementando en la licencia Pro).
Para saber si el espacio de trabajo en el que publicas tus informes tiene capacidad Premium, puedes buscar un icono de diamante:
Los informes publicados en estos Espacios de Trabajo puede ser visualizados por los usuarios que estén incluidos en él, aunque no tengan licencia Pro.
Esta opción la incluyo porque algunos clientes me la han propuesto, pero la desaconsejo completamente. Consiste en subir el archivo .pbix del informe a un espacio de SharePoint para que las personas que lo necesiten puedan descargarlo y abrirlo en la versión gratuita de Power BI Desktop.
Este es otro ejemplo de intentar usar Power BI como si fuera Excel, aplicando prácticas propias de Excel a Power BI.
Esta opción no es recomendable porque cualquier usuario podría modificar o dañar el informe, ya sea de manera intencional o accidental. Al compartir el archivo en modo «Edición», se le está dando al usuario la capacidad de cambiar cualquier aspecto del informe. A diferencia de Excel, Power BI no cuenta con una opción para proteger el archivo .pbix con una contraseña para evitar la edición. ¿Por qué no? Porque Power BI no está diseñado para ser utilizado de esa manera y, por lo tanto, no debería usarse así.
Licencias no nominales
A continuación, se presenta una opción que, aunque no elimina la necesidad de licencias Power BI Pro, puede reducir significativamente su costo.
La idea es crear cuentas de usuario por departamento en lugar de asignar una licencia a cada usuario individual. Actualmente, Microsoft permite que un mismo usuario se conecte simultáneamente desde varios dispositivos diferentes.
Por ejemplo, si se desea compartir un informe de Seguimiento de Ventas con el Departamento Comercial, que incluye a 20 vendedores y un Director, la compra de 21 licencias Pro costaría 197,40 € al mes. Sin embargo, creando una cuenta compartida como «correo de ventas», todos podrían acceder al informe con un solo usuario por solo 9,40 € al mes.
Esta opción tiene un inconveniente: si se desea que cada vendedor vea solo sus propias ventas, normalmente se utilizaría la funcionalidad de seguridad a nivel de registro (RLS). Sin embargo, esta seguridad se configura en función del usuario, y en este caso, solo habría un usuario para todos, lo que impide usar esta funcionalidad.
Si se decide implementar este sistema, se recomienda configurar dos licencias por departamento: una para «correo de comerciales» y otra para «correo de dirección comercial». De este modo, se pueden establecer dos niveles de seguridad y restringir el acceso a ciertos informes únicamente a la Dirección Comercial.
En este caso, hay un inconveniente: si se quiere que cada comercial vea solo sus propias ventas, normalmente se utilizaría la funcionalidad de seguridad a nivel de registro (RLS). Sin embargo, esta seguridad se configura en función del usuario, y dado que en este caso todos usarían el mismo usuario, no sería posible aplicar esta opción.
Si se decide utilizar este sistema, se recomienda configurar dos licencias por departamento: una para «correo de comerciales» y otra para «correo de dirección comercial». De este modo, se pueden establecer dos niveles de seguridad y restringir el acceso a ciertos informes únicamente a la Dirección Comercial.
Opciones en las que SÍ se necesita licencia Pro
Botón Compartir, Espacios de Trabajo y Apps
Una de las opciones más utilizadas es el botón “Compartir”. Para compartir un informe de esta manera, simplemente se debe publicar el informe en powerbi.com y luego hacer clic en el botón “Compartir” para indicar el correo electrónico de las personas que se desea que accedan al informe.
Si se deseas tener los accesos más organizados, es posible crear Espacios de Trabajo o Apps e indicar qué usuarios pertenecen a cada uno. De este modo, al publicar un informe en un espacio de trabajo específico, todos los usuarios dados de alta en ese espacio podrán acceder a él.
Es importante destacar que todas las personas que accedan al informe necesitan una licencia Pro.
Compartir con externos a tu organización
Algunas personas preguntan si es posible compartir informes con personas externas (como clientes, proveedores o gestorías externas) sin que necesiten una licencia Pro. Aunque la idea es buena, lamentablemente no es posible hacerlo de manera gratuita, a menos que pongamos en publico el panel como explicamos en el primer punto.
Si se desea compartir con usuarios externos, es necesario que ellos dispongan de una licencia Pro asociada a la cuenta de correo a la que se les envíe la invitación.
Compartir en pestaña de Teams
¡La imaginación al poder! ¿Qué sucede si se publica un informe en una pestaña de Teams y los compañeros no tienen licencia Pro? Lamentablemente, no podrán acceder al informe.
Como se indica en los requisitos oficiales de Microsoft, es imprescindible contar con una licencia Pro para poder ver el informe publicado en un grupo compartido de Teams.
Otra de las opciones disponibles en el botón “Insertar” de powerbi.com es la de Compartir en SharePoint.
Desgraciadamente es necesaria la licencia Pro para ver los informes insertados en Sharepoint.
Insertar en Sitio web o portal
La otra opción para insertar un informe permite incluirlo dentro de un portal corporativo o página web. En este caso, antes de ver el informe deberás identificarte como usuario de Power BI.
Conclusiones
Como se mencionó al inicio de este tutorial de Power BI, el costo de la licencia Pro es realmente bajo considerando todo el potencial que aporta a una empresa.
Es cierto que cuando una organización necesita distribuir sus informes a muchas personas dentro de la compañía, el costo puede incrementarse considerablemente, y que la alternativa de Power BI Premium solo resulta interesante a partir de 500 usuarios.
Por esta razón, no sería una mala idea que Microsoft crease una licencia “intermedia” entre la Pro y la Premium, o un escalado de precios para la licencia Pro, de modo que las empresas con 50-100 usuarios de Power BI cuenten con una alternativa adecuada.
¿Qué opináis vosotros? ¿Conocéis alguna otra opción para compartir informes de Power BI sin licencia Pro? ¡Compartidlo con la comunidad en los comentarios de este post!